Procedury załatwiania spraw

Przyjmowanie i załatwianie spraw w Powiatowym Urzędzie Pracy w Rudzie Śląskiej realizowane jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa tj.:

• Kodeksem postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. Nr 98 poz. 1071z późń. zm.),
• Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późń. zm.) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Załatwianie Spraw - Zakres zadań komórek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy

Do zakresu zadań podstawowych Działu ds. Projektów (z zakresu promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej) w szczególności należy:

1. Pozyskiwanie i gromadzenie informacji o źródłach finansowania projektów.
2. Przygotowywanie projektów.
3. Pozyskiwanie partnerów do współpracy przy tworzeniu wspólnych projektów.
4. Promocja projektów.
5. Koordynacja i nadzór przy realizacji projektów.
6. Nadzór nad rozliczaniem finansowym projektów.
7. Ocena efektów realizacji projektów.
8. Prowadzenie badań, analiz i prognoz rynku pracy.

Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Ośrodka Wsparcia Spółdzielczości Socjalnej należy:

1. Koordynacja i nadzór nad działaniem Ośrodka Wsparcia Spółdzielczości Socjalnej.
2. Wsparcie merytoryczne w zakresie zakładania i prowadzenia spółdzielni socjalnych.
3. Organizacja konkursów odnośnie przyznawania grantów dla spółdzielni socjalnych.
4. Nadzór nad rozliczaniem finansowym Ośrodka Wsparcia Spółdzielczości Socjalnej oraz przyznawanych grantów.
5. Współpraca z partnerami m. in. w zakresie:

• organizacji spotkań dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej,
• doradztwa dla osób rozpoczynających oraz prowadzących spółdzielnie socjalne,
• organizacji przedsięwzięć promujących spółdzielczość i przedsiębiorczość,
• tworzenia sprzyjających warunków dla rozwoju spółdzielczości.

Do zakresu zadań podstawowych Działu Pośrednictwa Pracy w szczególności należy:

1. Promocja usług Powiatowego Urzędu Pracy.
2. Nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktu z pracodawcami.
3. Pozyskiwanie i przyjmowanie ofert pracy.
4. Organizacja giełd i targów pracy.
5. Udzielanie pomocy pracodawcom w doborze pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych.
6. Współdziałanie z innymi powiatowymi urzędami pracy w zakresie wymiany informacji o możliwościach uzyskania zatrudnienia i szkolenia na terenie ich działania.
7. Udzielanie pomocy bezrobotnym i innym poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia.
8. Kierowanie osób bezrobotnych na wolne miejsca pracy.
9. Inspirowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami.
10. Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy o przysługujących im prawach
11. Obowiązkach związanych z korzystaniem z usług pośrednictwa pracy.
12. Współpraca z partnerami rynku pracy.
13. Pozyskiwanie informacji umożliwiających ocenę sytuacji na rynku pracy w rejonie.
14. Monitoring planowanych zwolnień grupowych pracowników.
15. Ocena efektywności działań pośrednictwa pracy.
16. Usługi EURES.

 Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Sieci EURES należy:

1. Udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Udzielanie informacji osobom bezrobotnym i poszukującym pracy na temat warunków pracy i życia na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami
4. Informowanie o sytuacji na rynku pracy z uwzględnieniem występujących tam zawodów deficytowych i nadwyżkowych.
5. Współpraca z doradcą EURES Wojewódzkiego Urzędu Pracy w zakresie rekrutacji kandydatów do pracy za granicą.
6. Informowanie pracowników publicznych służb zatrudnienia oraz związków zawodowych i organizacji pracodawców o usługach EURES.

Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Informacji należy:

1. Gromadzenie informacji dotyczących zadań i usług urzędu.
2. Prowadzenie spotkań informacyjnych dla osób bezrobotnych dotyczących ich praw i obowiązków.
3. Udostępnianie zainteresowanym podmiotom Powiatowego Urzędu Pracy informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów itp.
4. Udzielanie zainteresowanym podmiotom wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu zadań Powiatowego Urzędu Pracy, podstawowych praw i obowiązków bezrobotnych i poszukujących pracy.

Do zadań podstawowych Działu Rozwoju Zasobów Ludzkich w szczególności należy:

1. Organizacja subsydiowanego zatrudnienia
2. Organizacja staży, przygotowań zawodowych, prac społecznie użytecznych.
3. Refundacja kosztów wyposażenia /doposażenia stanowiska pracy.
4. Dofinansowanie kosztów podjęcia przez osobę bezrobotna działalności gospodarczej.
5. Współpraca z instytucjami rynku pracy.
6. Upowszechnianie informacji o szkoleniach.
7. Opracowywanie planu szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy na podstawie przeprowadzonych analiz rynku pracy.
8. Organizacja szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
9. Ocena efektywności szkoleń.
10. Pomoc pracodawcom w rekonstrukcji struktur kwalifikacji pracowników.

Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Dotacji na Rzecz Rozwoju Przedsiębiorczości w szczególności należy:

1. Refundowanie kosztów wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego.
2. Dofinansowanie kosztów podjęcia przez bezrobotnego działalności gospodarczej.

Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Zatrudnienia Subsydiowanego należy w szczególności:

1. Organizowanie prac interwencyjnych.
2. Organizowanie staży i przygotowania zawodowego w miejscu pracy.
3. Przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia i oceny efektywności subsydiowanego zatrudniania.
4. Przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia i oceny realizowanych programów.
5. Refundacja składek na ubezpieczenie społeczne w związku z zatrudnieniem skierowanego bezrobotnego.
6. Organizowanie prac społecznie użytecznych. 

Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Rozwoju Zawodowego należy:

1. Opracowywanie planu szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy na podstawie przeprowadzonych analiz rynku pracy.
2. Upowszechnianie informacji o szkoleniach.
3. Organizacja szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
4. Ocena efektywności szkoleń.
5. Pomoc pracodawcom w rekonstrukcji struktur kwalifikacji pracowników.

Do zadań podstawowych Działu Poradnictwa i Informacji Zawodowej w szczególności należy:

1. Udzielanie informacji o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia.
2. Udzielanie porad z wykorzystaniem standartowych metod ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę zatrudnienia.
3. Kierowanie na specjalistyczne badania psychologiczne i lekarskie.
4. Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie grupowych porad zawodowych oraz zajęć aktywizacyjnych dla bezrobotnych i poszukujących pracy.
5. Udzielanie pomocy pracodawcom w zakresie doboru kandydatów do pracy.

Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska - Lider Klubu Pracy należy w szczególności:

1. Organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia.
2. Prowadzenie i organizowanie zajęć aktywizacyjnych dla bezrobotnych.
3. Umożliwienie klientom dostępu do informacji o rynku pracy.
4. Współudział w tworzeniu realizacji programów doradczych.

Do zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Punktów Pomocy Koleżeńskiej należy w szczególności:

1. Udzielanie informacji o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia.
2. Prowadzenie indywidualnych rozmów doradczych
3. Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie zajęć aktywizacyjnych dla bezrobotnych i poszukujących pracy.
4. Organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia.
5. Promocja usług Powiatowego Urzędu Pracy.
6. Współpraca z partnerami rynku pracy Pozyskiwanie informacji do oceny sytuacji na rynku pracy w rejonie.
7. Udzielanie pomocy bezrobotnym i innym poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia.
8. Inspirowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami.
9. Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy o przysługujących im prawach i obowiązkach związanych z rejestracją w Urzędzie Pracy.

Do zakresu zadań podstawowych Działu Ewidencji i Świadczeń w szczególności należy:

1. Rejestrowanie osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
2. Obsługa bezrobotnych i poszukujących pracy.
3. Ustalanie uprawnień do wypłaty zasiłków i innych świadczeń z tytułu bezrobocia.
4. Przygotowywanie decyzji, postanowień i zaświadczeń w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym.
5. Rozpatrywanie odwołań od decyzji oraz przesyłanie odwołań organowi odwoławczemu.

Do zakresu zadań podstawowych Działu Finansowo - Księgowego należy w szczególności:

1. Planowanie środków budżetowych.
2. Planowanie środków Funduszu Pracy i innych funduszy celowych.
3. Kontrola dyscypliny budżetowej.
4. Kontrola dyscypliny wydatków z Funduszu Pracy i innych funduszy celowych.
5. Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowych z Funduszu Pracy i innych funduszy celowych.
6. Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowanych ze środków budżetowych.
7. Obsługa kasowa budżetu oraz Funduszu Pracy i innych funduszy celowych.
8. Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
9. Planowanie, rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowanych z funduszy europejskich.
10. Sporządzanie list dodatkowych wypłat świadczeń osobom bezrobotnym w systemie Puls.

Do zakresu zadań podstawowych Działu Organizacyjno - Administracyjnego w szczególności należy:

1. Opracowanie projektów regulaminów wewnętrznych Powiatowego Urzędu Pracy.
2. Opracowanie regulaminu pracy.
3. Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Powiatowym Urzędzie Pracy.
4. Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora.
5. Obsługa kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy.
6. Gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora.
7. Planowanie kontroli.
8. Realizacja kontroli.
9. Ocena wniosków kontroli.
10. Koordynacja i nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków.
11. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Powiatowego Urzędu Pracy.
12. Zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników.
13. Kontrola dyscypliny pracy.
14. Prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniami i awansowaniem pracowników.
15. Opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczącej pracowników Powiatowego Urzędu Pracy.
16. Opracowanie planu szkoleń pracowników.
17. Organizowanie kursów, szkoleń.
18. Współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi, jednostką nadrzędną w zakresie organizacji szkoleń i doboru wykładowców.
19. Archiwizacja dokumentów dotyczących bezrobotnych.
20. Archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem Powiatowego Urzędu Pracy.
21. Administrowanie majątkiem Powiatowego Urzędu Pracy.
22. Zabezpieczenie pracowników w środki techniczno-biurowe.
23. Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby Powiatowego Urzędu Pracy.

1. Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Prawnych należy w szczególności:

• a) Informowanie pracowników Powiatowego Urzędu Pracy o zmianach zachodzących w obowiązujących przepisach prawnych.
• b) Analiza skarg i wniosków.
• c) Przygotowywanie projektów decyzji dotyczących wznowienia postępowań zakończonych prawomocną decyzją oraz przedkładanie ich do podpisu Dyrektorowi.
• d) Przygotowywanie projektów decyzji w sprawie uchylenia, zmiany oraz stwierdzenia nieważności decyzji oraz przedkładanie ich do podpisu Dyrektorowi.

2. Zadania radcy prawnego określą przepisy ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 123, poz. 1059 z późniejszymi zamianami). 

Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Administracji Systemem Informatycznym w szczególności należy:

1. Nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego.
2. Nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania.
3. Administrowanie siecią komputerową i bazą danych.
4. Tworzenie bazy danych statystycznych.
5. Przygotowywanie raportów.
6. Analiza określonych danych.
7. Przygotowanie informacji dla potrzeb analizy rynku pracy.

Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Promocji i Marketingu należy:

1. Promocja działań Powiatowego Urzędu Pracy.
2. Nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktu z Partnerami Rynku Pracy.
3. Nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktu z Mediami

Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego Stanowiska ds. Audytu i Kontroli należy:

1. Przeprowadzanie kontroli w zakresie prawidłowości działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
2. Przeprowadzanie oceny poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie prawidłowości realizowanych zadań.
3. Weryfikacja stopnia osiągnięcia celów.
4. Weryfikacja zgodności działań ze standardami.
5. Zalecanie zmian w procedurach ułatwiających skuteczniejsze działanie.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. e ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnianiu podlega informacja publiczna o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania.

Jednostki organizacyjne Urzędu Miasta przyjmują sprawy do załatwiania w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 98, poz. 1071 z późniejszymi zmianami).

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie spraw klientów Urzędu ponoszą kierownicy oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli reguluje Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Wydział Organizacyjno – Administracyjny prowadzi rejestr skarg i wniosków.

Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów, rozstrzygnięć sprawy, w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia, informowanie zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy, powiadamianie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej możliwości, informowanie o przysługujących środkach.

Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub telegraficznej a także pocztą elektroniczną.